۱۹ قابلیت مهم در گوگل داکس که باید بشناسید

ممکن است شما نیز همانند سایر افراد سال ها از گوگل داکس برای مقاصد مختلف استفاده کرده باشید اما برخی از قابلیت های مفید در این ابزار وجود دارد که شاید برایتان ناشناخته باشد. به عنوان مثال آیا می دانستید که می توانید سابقه کلی اصلاح های انجام شده در یک سند را مورد بررسی قرار دهید و ببینید چه چیزی در طول زمان تغییر کرده و این تغییرات چه زمانی اعمال شده است؟ خوب در این مقاله قصد داریم ۱۹ مورد از قابلیت های مهمی که باید در گوگل داکس مورد بررسی قرار دهید را با هم مرور کنیم. پس همراه وب ایده باشید.

 ۱۹ قابلیت پنهان در گوگل داکس

اضافه کردن فونت ها:

زمانی که سند جدیدی ایجاد می کنید، گوگل داکس شروع به بررسی فونت ها می کند و چندین فونت متفاوت در اختیار شما قرار می دهد که از بین آن ها می توانید یکی را به دلخواه انتخاب کنید. برای انجام اینکار کافیست از منوی کشویی در تولبار ویرایش (Editing) استفاده کنید. فونت های زیادی وجود دارد که در همین منوی کشویی می توانید به آن ها دسترسی داشته باشید.

برای اینکه بتوانید فونت های دیگر گوگل داکس را هم مورد بررسی قرار دهید و آن ها را به سند خود اضافه نمایید، سند را باز کنید و بر روی جعبه سوم منوی کشویی فونت در  سمت چپ تولبار ویرایش کلیک کنید.  فونت پیش فرض معمولا آریال است .

زمانی که فهرست فونت ها برایتان ظاهر شد، بر روی گزینه More fonts کلیک کنید.  اینکار باعث می شود پنجره فونت های اضافی برایتان باز شود. از پنجره ای که برایتان باز می شود ، فونتی که می خواهید به منوی کشویی فونت های خود اضافه کنید را تیک بزنید. حالا اوکی را در انتهای صفحه فشار دهید. می توانید فونت های جدید را بر اساس تم کلی و ظاهری که دارند در  بخش Show مورد بررسی قرار دهید. زمانی که به سند خود باز می گردید باید فونت در منوی کشویی وجود داشته باشد.

 قالب ها:

زمانی که می توانید از قالب آماده استفاده کنید چرا هر بار زمان خود را برای ایجاد یک سند جدید به هدر می دهید؟ اینکه بخواهید از گوگل داکس برای نوشتن رزومه استفاده کنید یا پروپوزال خود را در آن پیش نویس نمایید زیاد فرقی نمی کند. برای همه مواردی که شما مدنظر دارید قالبی وجود دارد. در حقیقت، قالب های زیادی برای نیازهای کسب وکارهای مختلف در گوگل داکس تعبیه شده است. برای هر طبقه بندی می توانید قالب های متعددی را برای انتخاب داشته باشید.  این قابلیت یکی از ویژگی های پنهان گوگل داکس نیست اما اغلب توسط کاربران نادیده گرفته می شود. شما می توانید همه این قالب ها را در صفحه اصلی گوگل داکس خود پیدا کنید. بر روی گزینه More در سمت راست و بالا کلیک کنید تا بتوانید همه گزینه ها را مرور نمایید.

فهرست محتوا:

نوشتن یک سند طولانی با قسمت های مختلف می تواند دردسرساز باشد. در این شرایط می توانید سند را به بخش های جداگانه تقسیم کنید و در ابتدا از فهرست محتوا برای هدایت کاربر به بخش های مختلف استفاده نمایید.  افزونه فهرست محتوا می تواند به طور خودکار سایدبار ناوبری را ایجاد کند. کافیست به سادگی بر روی هدرها و زیرهدرهای موجود در سایدبار کلیک کنید تا به مکانی که در سند مدنظر دارید دست یابید.  برای پیدا کردن این افزونه می توانید از خود گوگل کمک بگیرید یا سند را باز کنید و بر روی گزینه Add-ons   در منوی بالای صفحه  کلیک کنید. Get add-ons را انتخاب کنید و به دنبال عبارت انگلیسی Table of Contents بگردید.

حتما بخوانید: ۲۰ قابلیت پنهان در اینستاگرام که هر فردی باید بداند

 ایجاد یا حذف هدر:

هدرها و فوترها زمانی که گوگل داکس شما صفحات متعددی دارد بسیار مفید خواهند بود. شما می توانید این هدرها را بر روی سند اعمال کنید.

برای ایجاد هدر مراحل زیر را مدنظر داشته باشید:

برای ایجاد هدر بر روی گوگل دامس، در قسمت بالایی یکی از صفحات خود دابل کلیک کنید و شروع به تایپ متن هدر نمایید.  شما می توانید از تولبار ناوبری بالا عبارت insert را هم انتخاب کنید و سپس موس را روی Header & page number  ببرید و گزینه های مدنظر را بررسی کنید.

استفاده از این دو فرآیند هدری را برایتان ایجاد خواهد کرد. این هدر بر روی همه صفحات ظاهر می شود.

حذف هدر:

حذف کردن این هدر کار سختی نیست. برای اینکار کافیست متنی که در هدر قرار گرفته است را پاک کنید و  سپس بر روی فضای خارج از هدر کلیک کنید و به سند اصلی خود باز گردید.

برای تغییر اندازه هدر می توانید مراحل زیر را طی کنید:

برای کاهش اندازه هدر در گوگل داکس ، Margin صفحه را تغییر دهید. برای اینکار می توانید در نوار ناوبری بالای صفحه بر روی گزینه File کلیک کنید و سپس Page setup را انتخاب نمایید. از این قسمت می توانید حاشیه صفحه را به اندازه سفارشی تغییر دهید یا از قسمت Paper size گزینه مدنظر را انتخاب نمایید.

 پاک کردن فرمت ها:

زمانی که متنی را از موقعیت دیگری در گوگل داکس کپی می کنید ممکن است با مشکل فرمت بندی مواجه شوید. این موضوع به خاطر دلایل متعددی رخ می دهد. به جای اینکه چنین متنی را به صورت دستی ویرایش کنید می توانید متن مدنظر را هایلایت کنید و به بخش Format > Clear Formatting  در تولبار بروید.

 ایجاد فولدر:

از آنجایی که گوگل درایو سند شما را بر روی ابر ذخیره می کند افراد متعدد اغلب از همان  اکانت درایو برای  اشتراک گذاری فایل ها با  سایر افراد استفاده خواهند کرد. با گذشت زمان  این موضوع باعث می شود سازماندهی اسناد دشوار باشد.

برای ذخیره سازی این اسناد در مکانی امن ، فولدی را برای تیم خود ایجاد کنید. برای ایجاد فولدر جدید در گوگل داکس، دکمه آبی رنگ New در سمت چپ و بالای اکانت خود را انتخاب نمایید.  از میان گزینه هایی که ظاهر می شود، عبارت Folder را انتخاب کنید و نامی برای فولدر وارد نمایید. این فولدر زیر بخش Folder ها در My drive نشان داده خواهد شد.

 ابزار تحقیق:

ابزار پژوهش و تحقیق  برای افرادی که به دنبال پژوهش آنلاین در سند خود هستند بسیار مفید خواهد بود. حتما می پرسید چرا؟ این ابزار به شما اجازه می دهد پژوهش کنید و اطلاعات و تصاویر را بدون ترک سند مورد ارجاع قرار دهید. این موضوع بدین معنی است که رفت و بازگشت بین تب ها نیاز نخواهد بود.  می توانید ابزار Research را در رایانه به روش های زیر باز کنید:

• سند خود را باز کنید و منوی Tools را در بالای صفحه نمایش باز کنید و بر روی Research در منوی کشویی کلیک کنید
• بر روی کلمه خاصی راست کلیک کنید و Research  را انتخاب نمایید
• از میانبر کیبورد Ctrl + Alt + Shift + I  استفاده کنید.

 وضعیت پیشنهاد(Suggesting Mode):

با اینکه قابلیت ویرایش و ایجاد تغییر در سند یک قابلیت عالی است اما زمان هایی وجود دارد که می خواهید  تغییراتی را پیشنهاد دهید بدون اینکه واقعا چنین تغییراتی بر روی سند اعمال شوند. در این شرایط می توانید از قابلیت Suggesting Mode استفاده کنید.  این گزینه بسیار شبیه قابلیت کامنت در ورد است. ابتدا از حالت Editing  به حالت Suggesting بروید . برای اینکار بر روی آیکون مداد در سمت راست و بالای سند باز کلیک کنید و سپس Suggesting را انتخاب نمایید.  از این لحظه به بعد هر چیزی که اضافه می کنید، پاک می کنید یا تغییر می دهید با نشانگر رنگی در سند نشان داده می شود و جزییات آن در سمت راست نشان داده خواهد شد.

کامنت ها:

اگر می خواهید سوالی بپرسید، یادداشتی ایجاد نمایید یا تغییری که در سند گوگل داکس ایجاد کرده اید را برجسته کنید، می توانید از قابلیت کامنت بهره ببرید.  این قابلیت می تواند همانند یک فرایند مکالمه ای باشد و افراد به آن پاسخ دهند. شما می توانید زمانی که کارتان تمام شد کامنت را ببندید. می توانید کامنت را هر وقت که خواستید ویرایش یا پاک کنید. برای اضافه کردن کامنت؛ متن یا تصویر مدنظر را هایلایت کنید/ سپس گزینه Insert را از منوی بالای صفحه نمایش انتخاب نمایید و گزینه Comment را از منوی کشویی بر گزینید.

حالا کامنت خالی در سمت راست صفحه نمایش ظاهر می شود.

تگ کردن افراد در کامنت:

اگر می خواهید کامنت خاصی را ایجاد کنید و فردی را در مورد آن با خبر سازید می توانید از قابلیت تگ کردن استفاده کنید. تنها کاری که باید انجام دهید اضافه کردن علامت @ یا +  و سپس تایپ نام یا آدرس ایمیلی آن هاست. گوگل داکس گزینه های متعددی را بر اساس مخاطبین ایمیلی ارائه می کند و بعد از اینکه کامنتی را نوشتید آن ها را مطلع می سازد.

 یادداشت یا پاورقی :

یادداشت  یک روش اسان و سریع برای اضافه کردن به گوگل داکس است  اما بیشتر افراد اطلاعی در مورد آن ندارند. برای اضافه کردن این یادداشت به ته صفحه نشانگر موس را در بخشی از سند که می خواهید این یادداشت ظاهر شود قرار دهید و به Insert > Footnote بروید. از این قسمت می توانید یادداشت خود را اضافه کنید و بر روی سند کلیک نمایید تا تغییرات ذخیره شود.

 پیدا کردن و جایگزین نمودن:

تا به حال برایتان پیش آمده است که خطاهای زیادی را در یک سند بیابید و بخواهید همه آن ها را با گزینه یکسانی جایگزین کنید؟ اگر چنین شرایطی برایتان رخ داده است گوگل میانبر خوبی برایتان دارد. اگر قبلا از قابلیت Find and Replace در ورد استفاده کرده باشد با این قابلیت در گوگل داکس نیز به راحتی کار خواهید کرد. برای اینکه بتوانید مورد خاصی را در سند خود بیابید، در نوار ناوبری بالا edit را انتخاب کنید و بر روی Find and Replace در انتهای منوی کشویی کلیک نمایید. همچنین می توانید از دستور Ctrl+F نیز استفاده کنید.

 سابقه تغییر متن:

تا به حال برایتان پیش آمده است متنی را تغییر دهید و بخواهید همه تغییراتی که در سند ایجاد کرده اید را مشاهده نمایید؟ اگر چنین است باید از قابلیتی که در گوگل داکس قرار گرفته استفاده کنید. این قابلیت Revision History نام دارد و یک ویژگی عالی است.  تنها کاری که باید انجام دهید باز کردن سند و رفتن به File > View Revision History است. حالا می توانید به کمک پنلی که در سمت راست ظاهر می شود مرور اجمالی بر روی تغییرات داشته باشید.

 تایپ صوتی:

ار گوگل کروم به عنوان مرورگر پیش فرض خود استفاده می کنید؟ میکروفون در اختیار دارید؟  اگر چنین است می توانید در گوگل داکس از صوت نیز استفاده کنید و چیزی را تایپ نمایید.  برای اینکه بتوانید علامت های مدنظر را در سند بگذارید نام انگلیسی آن ها همچون comma را با صدای بلند بگویید. اگر می خواهید خط جدیدی ایجاد کنید با صدای بلند عبارت new line را بگویید.  برای اینکه بتوانید وارد وضعیت تایپ صوتی شوید، سند را باز کنید و به بخش tools بروید. عبارت Voice typing…   را از منوی کشویی انتخاب کنید. این قابلیت تنها بر روی رایانه کار می کند اما بیشتر موبایل های اندرویدی و ios میکروفون درون ساخت دارند که می توانند از آن در سند خود استفاده کنند.

میانبرهای کلمات کلیدی:

استفاده از میانبرها می تواند کار شما را در گوگل داکس ساده تر کند. میانبرهای زیادی برای گوگل داکس وجود دارد.  خیلی از این میانبرها با مواردی که در اپلیکیشن های دیگر دیده می شود یکسان هستند. به عنوان مثال Ctrl+C برای کپی  و CTRL+B برای بولد کردن. به موارد زیر توجه کنید:

• Shift + T  ایجاد سند جدید
• Ctrl + Alt + M  قرار دادن کامنت
• Alt + I در گوگل کروم و Alt + Shift + I  در سایر مروگرها برای باز کردن منوی insert

برای نشان دادن میانبرهای پر کاربرد به هنگام کار بر روی سند عبارت Shift + /  یا Ctrl + /   بر روی سیستم عامل کروم یا ویندوز را فشار دهید.

ایجاد میانبرهای شخصی:

همانطور که قبلا نیز بیان کردیم گوگل داکس میانبرهای زیادی برای ما دارد اما می توانیم میانبرهای شخصی خودمان را ایجاد کنیم. برای اینکار به قسمت Tools > Preferences > Automatic Substition  بروید. می توانید میانبر خود را اضافه کنید.

 تماس کنفرانسی:

گوگل داکس پلتفرمی برای همکاری و مشارکت است و افزونه UberConference باعث شده است این همکاری قوی تر باشد.

شما می توانید از سند تماس کنفرانسی برقرار کنید.  تنها کاری که باید انجام دهید فعال کردن این افزونه و دعوت از دوستان و همکاران است. زمانی که آن ها دعوت شما را پذیرفتند می توانند سند را ببینند و ویرایش کنند.

ویرایش تصویر:

بعد از اینکه تصویر خود را در سند قرار دادید باز هم می توانید آن را داخل سند ویرایش نمایید. بر روی تصویر داخل سند کلیک کنید. در این شرایط تولبار بالا به تولباری دیگر تغییر می کند و شما می توانید تصویر را ویرایش کنید.

 دیکشنری:

کلمه ای را نوشته اید و می خواهید از صحت آن مطمئن شوید؟ می خواهید معادلی برای کلمه مدنظر بیابید؟ به جای اینکه پنجره جدیدی در مرورگر باز کنید می توانید تعریف مدنظر خود را برای آن کلمه در سند بیابید. تنها کاری که شما باید انجام دهید برجسته کردن واژه مدنظر، راست کلیک بر آن و انتخاب عبارت Define است.

دکمه accent های زبان:

اگر خواستید سندی را به زبانی به جز زبان انگلیسی بنویسید، افزونه Easy Accents در زمان و انرژی شما صرفه جویی خواهد کرد. این افزونه به شما اجازه می دهد Accent   بیش از ۲۰ زبان مختلف را به طور مستقیم از سایدبار در سند قرار دهید.